Die Firma Uniscon hat eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten zum Thema virtueller/digitaler Datenraum zusammengestellt und als Whitepaper sowie als Infografik veröffentlicht.
Die laut Uniscon wichtigsten Anforderungen an einen sicheren Datenraum – beispielsweise für den Einsatz bei Due-Diligence Prozessen – sind:
- Die Zugriffsberechtigungen sind klar abgegrenzt und vorgegeben
- Der Datenraum-Besitzer braucht die Gewissheit, dass auch wirklich nur befugte Personen auf die Dokumente zugreifen können. (Sicherheitscheck!)
- Ein Datenraum muss zusätzlich Dokumente mit Wasserzeichen im View Only Modus vor unberechtigter Weitergabe oder Vervielfältigung schützen (dynamisch generiert)
- Ein Journal dokumentiert, wer wann welches Dokument herunterlädt, löscht, kopiert oder nur ansieht
- Die Datenraum-Mitglieder erhalten eine Nachricht, wenn neue Dokumente hochgeladen werden
- Upload und Ansicht großer Dokumente möglich
- Nutzer sollten jederzeit und durchaus auch von mobilen Geräten aus, den vollen Zugriff auf alle ihre Daten haben
- Die Kündigung des Dienstes muss klar geregelt sein (Datenverbleib)
- Einfache, intuitive Nutzung (ohne Schulungsaufwand) und flexibel erweiterbar
- Zeitlich definierbare Zugriffszeiten pro Datenraum
Das entsprechende Whitepaper kann auf der iDGARD-Webseite heruntergeladen werden.
Weitere Informationen zu Uniscon stehen im Lösungskatalog zur Verfügung.