Toxisches Verhalten, Mobbing, Ausgrenzung – die Sicherheit und mentale Gesundheit der eigenen Mitarbeitenden am Arbeitsplatz sollte für jedes Unternehmen höchste Priorität haben. Ein wichtiges Mittel ist dabei die Möglichkeit, anonym Fehlverhalten jeglicher Art – sei es personen- oder unternehmensbezogen – melden zu können.
Bis vor Kurzem waren Unternehmen in Deutschland jedoch rechtlich nicht dazu verpflichtet, geeignete Meldekanäle und -Prozesse für solche Fälle zu implementieren. Seit dem 2. Juli 2023 sorgt nun das Hinweisgeberschutzgesetz für mehr Verbindlichkeit: Seither sind KMUs ab 250 Mitarbeitenden dazu verpflichtet, eine Lösung zum Melden von Missständen eingerichtet zu haben. Ab dem 17. Dezember 2023 gilt dies auch für kleinere Unternehmen mit 51 bis 249 Mitarbeitenden.
Großer Bedarf, geringes Bewusstsein – viele Unternehmen noch nicht vorbereitet
Laut einer Personio-Studie* hatten viele KMUs zum Stichtag im Sommer noch keine entsprechenden Meldekanäle implementiert (46 %) oder waren sich gar im Unklaren, dass es eine entsprechende Richtlinie gibt (10 %). Unter den Mitarbeitenden hatten lediglich 18 % der Befragten schon von dem Gesetz gehört. Gleichzeitig waren 39 % der befragten Arbeitnehmer:innen in der Vergangenheit schon einmal mit Missständen am Arbeitsplatz konfrontiert, 28 % von ihnen allein im vergangenen Jahr. Es wird deutlich, dass der Bedarf nach einer entsprechenden Lösung auf Seiten der Mitarbeitenden umfänglich gegeben ist. Doch worauf müssen KMUs jetzt achten? Wie gelingt die sichere Einführung solcher Meldekanäle?
1. Nationale Gesetzgebung beachten
Da jeder EU-Mitgliedsstaat die Richtlinie eigenständig in die nationalen Gesetze überführt, können Meldepflichten, Kanäle und Schutzmaßnahmen für Whistleblower lokal unterschiedlich ausfallen. Sind Unternehmen in mehreren Ländern aktiv, gilt es, die nationalen Unterschiede bei der Implementierung entsprechender Lösungen detailliert zu berücksichtigen.
2. Case Manager ernennen
Ein wichtiger Bestandteil der Implementierung klarer und leicht zugänglicher Meldeverfahren ist die Ernennung von Case Managern, die die eingereichten Vorfälle bearbeiten. Hierbei müssen klare Regeln hinsichtlich der Priorisierung der Fälle definiert werden. Gleichzeitig müssen Unternehmen berücksichtigen, dass auch Personen außerhalb der Organisation Fälle einreichen können.
3. Mitarbeitende schulen
Unternehmen sollten die Mitarbeitenden detailliert über die Prozesse und Handhabung der implementierten Meldekanäle sowie ihre Rechte und Pflichten im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes aufklären. Die Belegschaft muss vertraut damit sein, wo und wie sie Meldungen einreichen können. Es ist wichtig, die Belegschaft umfassend für dieses Thema zu sensibilisieren und zu schulen — nur so kann der Erfolg der implementierten Kanäle sichergestellt werden.
4. Höchste Vertraulichkeit gewährleisten
Die Studie von Personio zeigt, dass sich ganze 76 % der Befragten bei der Meldung von Fehlverhalten vor Repressalien fürchten. Unternehmen müssen daher Prozesse und Strukturen einführen, um Hinweisgeber:innen vor möglichen Vergeltungsmaßnahmen anderer zu schützen. Neben dem Schaffen einer inklusiven Unternehmenskultur ist es dabei essentiell, die Anonymität und den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. In Deutschland ist die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) dafür grundlegend.
Mitarbeitende bevorzugen digitale Meldekanäle
Ein möglicher Ansatz für Unternehmen, dies alles zu gewährleisten, ist dabei die Implementierung digitaler Meldekanäle. Diese ermöglichen es, nationale sowie datenschutzrechtliche Anforderungen bestmöglich zu erfüllen, und gemeldete Fälle einfach und unkompliziert in einem digitalen System zu verwalten. Die Studie von Personio zeigt, dass dieser Ansatz auch bei Arbeitnehmer:innen auf offene Ohren stößt: 37 % der Befragten geben an, dass sie die Nutzung eines solchen anonymen, elektronischen Kanals favorisieren.
Weitere Informationen zu Personio sind im Lösungskatalog verfügbar.
*Personio-Umfrage unter 500 Teilnehmenden (350 Arbeitnehmer:innen und 150 Arbeitgeber) in Deutschland, Juni 2023