Gastbeitrag*): On-Premise oder Cloud Computing – das ist (auch) eine Frage der Kosten

“Die Cloud kann teuer werden” titelte Anfang Juni heise.de und räumte damit auf mit der, insbesondere von Anbieterseite gerne verwendeten Aussage, der Bezug von IT-Systemen und Anwendungen als Cloud Service sei in der Regel günstiger als ein Betrieb im eigenen Unternehmen. Im IT-Jargon wird dies häufig als “Inhouse”- oder “On-Premise”-Betrieb bezeichnet.

Als Gründe für die “Kostenexplosion” beim Cloud Computing sehen die im heise.de Beitrag zitierten Gartner-Analysen darin, dass die “Flexibilität der Cloud-Nutzung zu einem Overkill bei der Nutzung führt.” Das heißt, wenn neue Cloud Services einfach und schnell per Mausklick gebucht werden können, nutzt der Anwender dies auch aus und vergisst dabei, dass mit jedem Mausklick auch die Kosten steigen. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser, lautet deshalb der Rat der Marktforscher.

On-Premise vs. Cloud beim Einsatz von ZEP: Der Kostenvergleich

Auch bei der Entscheidung für ZEP – Zeiterfassung für Projekte stehen Unternehmen generell vor der Entscheidung, die Lösung im On-Premise-Betrieb oder als Cloud Service einzusetzen. Im ersten Fall erwerben sie dann eine entsprechende Lizenz von ZEP und installieren diese vor Ort im Unternehmen auf der firmeneigenen IT-Infrastruktur. Beim Betrieb als Cloud Service greifen die Mitarbeiter auf eine im Rechenzentrum von provantis installierte Instanz von ZEP zu. Für den Endanwender ändert sich dabei zuerst einmal nichts.

Denn unabhängig vom Betriebsmodell ist für ihn die Nutzung von ZEP jederzeit webbasiert möglich. Er greift über einen gängigen Browser oder die entsprechende App von seinem internetfähigen Endgerät (PC, Notebook, iPhone, Smartphone, Tablet, etc.) auf die Zeiterfassungslösung zu und erfasst dort seine Projektzeiten. Auch die für die Abrechnung der Projektzeiten verantwortlichen Mitarbeiter bzw. das Projektmanagement und die Geschäftsleitung beim Projekt-Controlling können webbasiert arbeiten und müssen keine Software auf ihrem PC oder Notebook installieren.

Kommen wir also zu den Kosten. Prinzipiell muss beim Kostenvergleich zwischen On-Premise-Betrieb und Cloud-Nutzung in zwei Kostenblöcke unterschieden werden: die direkten und die indirekten Kosten. Sie unterscheiden sich vor allem darin, dass die direkten Kosten in der Regel genau quantifizierbar sind, die indirekten Kosten sich dagegen nur schwer kalkulieren lassen, da sie hauptsächlich durch Kosteneinsparungen entstehen.

Bei den direkten, berechenbaren Kosten müssen die folgenden Kostenbestandteile verglichen werden:

On-Premise

  • Anschaffungskosten Softwarelizenz
  • Anschaffung und Betrieb IT-Infrastruktur (Server, Netzwerk, Internet-Anbindung, Datenspeicher, etc.)
  • IT-Support (kann entweder intern erfolgen oder über einen Wartungsvertrag durch provantis übernommen werden)

Cloud Computing

  • Monatliche Mietgebühr pro Mitarbeiter

Je nach Unternehmensgröße und -art wird bereits dieser Kostenvergleich in der Praxis für jedes Unternehmen sehr unterschiedlich ausfallen. Häufig stellen wir fest, dass Unternehmen bei der Kalkulation der On-Premise-Kosten gerne „schummeln“, nach dem Motto: „Die IT-Infrastruktur ist ja sowieso da!“ Das mag zwar prinzipiell stimmen, allerdings steigt mit dem Erwerb einer neuen Softwareanwendung wie z.B. ZEP natürlich der Nutzungsgrad der vorhandenen IT, was in der Regel zumindest zu höheren Betriebs- und Verwaltungskosten führt. Unter Umständen sind auch Neuinvestitionen in zusätzliche Hardware erforderlich.

“Kannst Du mir mal kurz helfen!” – Selbst- und Freundschaftshilfen als Kostenblock

Der zweite Kostenblock, die indirekten Kosten, sind wie bereits erwähnt in der Praxis deutlich schwerer berechenbar und damit auch schwieriger zu vergleichen.
Sie bestehen z.B. aus der Entlastung der IT-Abteilung, die sich beim Cloud Computing-Betriebsmodell nicht um die Lösung kümmern muss – dafür ist der Cloud Service Provider verantwortlich – und die so gewonnene Zeit für wichtigere Aufgaben nutzen kann. Diesen Zeitgewinn allerdings in „Heller und Pfennig“ zu berechnen, wird nicht immer ganz einfach sein. Ähnlich schwer quantifizierbar sind die so genannten Selbst- und Freundschaftshilfen, wenn der Mitarbeiter sich selbst durch die Bedienungsanleitung kämpft oder zum x-ten Mal den IT-Verantwortlichen mit der Frage nervt: „Kannst du bitte mal schnell schauen, da funktioniert etwas nicht …“. Beim Betrieb im Cloud Computing-Modell sind diese Aufgaben ganz klar geregelt: Die Verantwortung dafür liegt beim Provider, in unserem Fall beim ZEP-Supportteam.

Kostenexplosion bei ZEP nicht möglich

Dass es zu der eingangs beschriebenen “Kostenexplosion” kommt, ist bei der Cloud-Variante von ZEP kaum vorstellbar. Die Abrechnung pro Nutzer pro Monat impliziert ja, dass nur das bezahlt wird, was auch genutzt wird. Und tritt dann doch der Fall auf, dass weniger Nutzer benötigt werden, können die nicht genutzten Accounts zum Monatsende gekündigt werden.

Dies gilt auch für die Zusatzmodule für ZEP wie Faktura, Reisekostenabrechnung oder Projekt-Controlling. Eine größtmögliche Kostentransparenz ist also gewährleistet. Doch gilt natürlich auch hier: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.
Fazit: Aus der bisherigen Erfahrung lässt sich sagen, dass der Betrieb im Cloud Computing-Modell auch betriebswirtschaftlich sinnvoller ist, wenn ZEP über einen längeren Zeitraum genutzt wird. Darüber hinaus „stechen“ natürlich die nicht-monetären Trümpfe wie der Vorteil, dass man sich nicht um den Betrieb kümmern muss und stets mit der aktuellen Softwareversion arbeiten kann, ohne sich über Update und Upgrades Gedanken zu machen. Die Tatsache, dass gerade kleine und mittlere Unternehmen immer mehr in Richtung Cloud tendieren, zeigt sich auch bei der ZEP-Nutzung. Während sich in den „frühen Jahren“ von ZEP On-Premise-Betrieb und Cloud Nutzung die Waage hielten, entscheiden sich Neukunden mittlerweile fast ausschließlich für die Cloud-Nutzung.

Dies bestätigt beispielsweise Sandra Gröning von der Firma PIM-Consult: “Als Beratungsunternehmen im IT-Umfeld gehören wir mittlerweile zur ‚Generation Cloud‘ und betreiben eigentlich alle unsere Software-Anwendungen in der Wolke.” Holger May von der Firma Tedesio ergänzt: “Wir haben im Vorfeld sehr wohl beide Betriebsmodelle durchdacht. Am Ende entschieden wir uns für den Cloud Service, da wir so ohne zusätzlichen Installations- und Implementierungsaufwand sowie zusätzliche Investitionen sofort ein fertiges Produkt nutzen konnten, das sämtliche Kriterien erfüllte. Individuelle Anpassungen waren dabei dennoch möglich.”

*) Über den Autor

Oliver Lieven ist Mitbegründer und Geschäftsführer der provantis IT Solutions GmbH.

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.
Heute ist ZEP bereits bei mehr als 800 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP sind im Lösungskatalog verfügbar.