Nicht selten umfasst die Personalakte eines Mitarbeiters 50 Seiten oder mehr. Stellt man sich diese Zahl hochgerechnet auf die Gesamtzahl an Mitarbeitern eines Unternehmens vor, hat man einen ziemlich großen Papierberg vor sich. Dieser nimmt viel Platz in den Büroschränken eines Personalbüros ein. Wird ein bestimmtes Dokument eines bestimmten Mitarbeiters benötigt, beginnt die große Suche. Ist der zuständige Personaler dazu nicht verfügbar, entsteht ein weiteres Problem: Oftmals sind dann die entsprechenden Akten nicht zugänglich, da die Personalakten aus datenschutzrechtlichen Gründen verschlossen aufbewahrt werden. Auf Unternehmen mit mehreren Standorten kommt ein weiteres Problem zu, denn die Personalakten werden meist am Hauptsitz aufbewahrt. Dokumente können also nicht ohne weiteres von einem Nebenstandort eingesehen werden.
Digitale Personalakten lösen die Probleme der papierhaften Aktenverwaltung
Der Megatrend Digitalisierung bietet auch für die Personalakten eines Unternehmens hohes Optimierungspotential. Das gilt insbesondere, wenn eine cloud-basierte Software-Lösung zum Einsatz kommt. Eine digitale Aktenhaltung verspricht Platz- und Zeitersparnisse, höhere Flexibilität und Sicherheit sowie mehr Transparenz gegenüber dem Mitarbeiter. Dass heißt im Einzelnen:
1. Digitalisierte Akten sind jederzeit verfügbar
Werden die Personalakten in einer Cloud-Anwendung gespeichert, können sie jederzeit und von überall abgerufen werden. Die Problematik, dass die Personalakten bei Abwesenheit des zuständigen Mitarbeiters nicht verfügbar sind, entfällt. Ein individuelles Berechtigungskonzept sorgt dafür, dass jeder Nutzer der Software nur Zugriff auf die Dokumente erhält, die er oder sie sehen soll. Eine solche Lösung behebt auch das Problem der räumlichen Trennung, denn auch Mitarbeiter an anderen Standorten können so auf die Personalakten zugreifen
2. Mehr Platz im Büro
Eine digitale Personalakte spart schlichtweg Platz. Die Schränke, die zur Aufbewahrung der Papierakten benötigt wurden, können entweder zu anderen Zwecken genutzt oder sogar aus den Büroräumen verbannt werden.
3. Einfacher Zugriff für die Mitarbeiter
Für die Arbeitnehmer können eigene Zugriffe eingerichtet werden, mit denen sie selbst Einsicht in ihre persönliche Personalakte nehmen können. Das kann entweder vom Arbeitsplatz, vom Smartphone oder Tablet oder auch von Zuhause aus erfolgen. So wird Transparenz geschaffen, die jeder Arbeitnehmer zu schätzen weiß. Außerdem müssen die Mitarbeiter dann nicht mehr so viele Gänge ins Personalbüro unternehmen.
4. Mehr Zeit fürs Wesentliche
Den Mitarbeitern im Personalbüro wird das lästige Suchen in den Papierakten erspart, weil alle Dokumente in der digitalen Aktenstruktur sinnvoll gegliedert abgelegt sind. Nachträge oder andere neue Dokumente lassen sich mühelos hochladen und sind dann sofort für alle Beteiligten verfügbar.
Datenschutz ist wichtiger Faktor
Bei der Einführung einer digitalen Personalakte spielt das Thema Datenschutz eine tragende Rolle. Schließlich sind es hochsensible, personenbezogene Dokumente, die in einer Cloud abgespeichert werden sollen. Die Software-Lösung sollte daher entsprechende Zertifizierungen vorweisen können. Das Rechenzentrum, auf dem die Daten und Dokumente gespeichert sind, sollte sich nach Möglichkeit in Deutschland befinden. So ist sichergestellt, dass die Daten und Dokumente Deutschland nicht verlassen und nach den strengen deutschen Datenschutzgesetzen gespeichert und verarbeitet werden.
Fazit: Mit einer digitalen Personalakte lässt sich die Verwaltung der Personalakten eines Unternehmens umfassend optimieren! Falls Sie mehr zu diesem Thema erfahren möchten, wenden Sie sich an unsere Experten!
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