Die documenta ist die weltweit bedeutendste Ausstellung für zeitgenössische Kunst. Alle fünf Jahre findet sie in Kassel statt und lockt tausende Besucher, Kunstsinnige, Künstler und Kuratoren aus aller Welt. Der Aufwand zur Planung und Finanzierung der einzelnen Projekte und Teilbereiche ist jedes Mal immens. Mit Diamant 2020 Rechnungswesen+Controlling wurde nun eine flexible und zukunftssichere Lösung gefunden, die zahlreiche Prozesse im Tagesgeschäft automatisiert und aktiv die gemeinnützigen Gesellschaft unterstützt.
Veranstaltet wird das Mammutprojekt von der documenta und Museum Fridericianum gGmbH. Eine nicht immer leichte Aufgabe, wie der neue CFO Andreas Brandenstein betont: „Im Vergleich etwa zu herkömmlichen Wirtschaftsunternehmen müssen wir als gGmbH vertrauensvoll mit einer Reihe unterschiedlichster Stakeholder zusammenarbeiten – da gibt es einerseits die international tätigen Künstler*innen, Kurator*innen und Besucher*innen, die Sponsoren und Zuschussgeber und auf der anderen Seite natürlich auch die Gesellschafter auf Stadt- und Landesebene.“
Für mehr Transparenz setzt die gGmbH seit 2020 auf Diamant Software. „Die Lösung ist sehr intuitiv aufgebaut, sodass man sich auch als Ungeübter schnell darin zurecht findet und mit wenigen Klicks sein Ziel erreicht“, betont documenta-CFO Andreas Brandenstein.
Von Vorteil ist außerdem das integrierte Rechnungseingangsmanagement (REM). ,,Wir hatten zuvor einen hohen manuellen Aufwand, da die Rechnungen zum größten Teil noch in Papierform von Tisch zu Tisch gingen“, erinnert sich Andreas Brandenstein. Selbst bei optimalem Verlauf habe der Freigabe – und Zahlungsprozess durchschnittlich fünf Tage gedauert. „Dank der neuen Software profitieren wir nun von einem durchgängigen Workflow, bei dem die Rechnungsfreigabe nur noch 1-2 Tage benötigt.“
Über den Remote-Zugang können die digitalen Rechnungen zudem komfortabel von unterwegs oder aus dem Homeoffice abgezeichnet werden. „Das kommt uns vor allem in der jetzigen Corona-Situation sehr zugute.“
Auch liefert die Lösung einen detailreichen Überblick über das Kosten- und Leistungsmanagement der documenta – ein Bereich, der vor allem für die Geschäftsführung relevant ist. ,,Diese weiß jetzt immer genau und tagesaktuell, wo wir stehen und inwieweit die einzelnen Projekte fortgeschritten sind,“ betont Andreas Brandenstein.
Projekte, Kostenstellen, Kostenarten und Kostenträger lassen sich innerhalb der Lösung völlig frei definieren. „Diamant bildet die Herausforderungen im Non-Profit-Bereich sehr gut ab. Wir können beliebig viele Projekte anlegen und dabei jeden einzelnen Budgetverlauf bis auf Rechnungsebene nachvollziehen.“
Für die optimale Prozessautomatisierung hält Diamant 2020 zudem zahlreiche Schnittstellen zu vorgelagerten Programmen bereit. „Wir haben über eine Schnittstelle unsere Electronic-Banking-Software angebunden und beide Programme funktionieren sehr gut miteinander“, erklärt Andreas Brandenstein. „Im Rahmen einer documenta-Ausstellung erhalten wir pro Tag etwa 100-200 Rechnungen, die nun mittels OCR-Erkennung nahezu automatisch an die entsprechenden Konten gebucht werden – das ist eine sehr große Erleichterung für uns im Tagesgeschäft.“
Weitere Informationen zu Diamant Software sind im Lösungskatalog verfügbar.