ITSM: Microsoft Office 365 – Weshalb das “Office aus der Wolke” Sinn macht

Es ist noch nicht einmal zehn Jahre her, da versuchte die Firma Microsoft mit ihrer “Software + Services”-Strategie, ihren Kunden “das Beste aus beiden Welten” (on-premise und webbasiert) als Software-Betriebsmodell der Zukunft zu verkaufen. Mit der Ernennung des Cloud Computing-Spezialisten Satya Nadella schlug der Konzern dann endgültig den Weg in Richtung Wolke ein.

Mittlerweile ist Microsoft dort angekommen und vermeldet – gerade auf Grund seiner Cloud Computing-Angebote – Rekordzahlen bei Umsatz und Ertrag. Maßgeblich dazu bei trägt die neue Cloud-Variante der Microsoft Office Suite: Microsoft Office 365.

“Mobile first, Cloud first” – das neue Microsoft Mantra

Mit dem Amtsantritt von Microsoft-CEO Nadella änderte sich die Ausrichtung des Software-Giganten komplett: „Mobile first, Cloud first“ heißt seitdem die Devise. Und die Neuausrichtung zahlt sich mittlerweile aus: So erzielte Microsoft im letzten Jahr das beste Jahresergebnis seiner mehr als 40-jährigen Firmengeschichte. Umsatztreiber waren dabei insbesondere die Cloud-Angebote wie Microsoft Azure (+89 %) oder eben Office 365 (+ 38 %). Zum Vergleich: Der Umsatz mit dem Betriebssystem Windows wuchs im gleichen Zeitraum lediglich um sieben Prozent.

Doch was sich für Microsoft rechnet, rechnet sich auch für die Anwender der neuen Cloud-Lösungen.

Weshalb „Cloud first“ auch aus Anwendersicht Sinn macht

Denn genauso wie viele Softwarenanbieter verfolgen auch immer mehr Anwenderunternehmen eine „Cloud first“-Strategie und entscheiden sich für Softwarelösungen aus der Wolke. Dies gilt insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Die wichtigsten Argumente, die gerade bei diesen Unternehmen für den Gang in die Wolke sprechen, sind:

  • Anytime, anywhere, any device: Cloudbasierte Softwarelösungen ermöglichen einen zeit-, orts- und endgeräteunabhängigen Zugriff auf Anwendung und Dokumente
  • Keine Investition in IT-Infrastruktur und -Betrieb: Cloud-Anwendungen können in der Regel über einen konventionellen Internet-Browser genutzt werden. Für die dafür benötigte Infrastruktur sorgt der Cloud Service Provider. Er ist darüber hinaus auch für den Betrieb der Lösung verantwortlich.
  • Fokussierung auf Kerngeschäft: Aus dem vorher genannten Argument ergibt sich ein weiterer Vorteil. Das Anwenderunternehmen muss sich nicht selbst um Aufbau und Betrieb einer IT-Infrastruktur kümmern, sondern kann sich auf sein eigentliches Business konzentrieren.

Office 365: Vorteile für KMU

Selbstverständlich gelten die vorher genannten Cloud-Vorteile auch für den Einsatz von Microsoft Office 365. Unternehmen sind so in der Lage, die seit Jahren bekannte und bewährte Office Suite (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint) zu nutzen, ohne sich über Installation und Betrieb der Lösung Gedanken machen zu müssen. Die Anwendungen können dabei auf dem PC genauso genutzt werden, wie auf einem Notebook oder Tablet. Der Zugriff auf alle Dokumente und Daten ist dabei plattformübergreifend gesichert. Microsoft Outlook ermöglicht eine barrierefreie E-Mail-Kommunikation und Kontaktverwaltung. Mit der Integration von Skype/Teams in die Office 365 Suite sind auch neue Formen der Zusammenarbeit wie Online-Meetings und Video-Konferenzen möglich.

Für Betrieb (Updates, Patches), Verfügbarkeit (99,9 %) und Sicherheit (Viren, Anti-Spam) der Anwendungsumgebung sorgt Microsoft. Die Speicherung der Daten erfolgt in europäischen Rechenzentren des Microsoft-Konzerns.

Office 365: Einführung und Betrieb – so gehen Sie am besten vor

Der erste Schritt auf dem Weg in die Office 365-Welt ist die Auswahl des richtigen Lizenzmodells. Unter den Oberbegriffen „Business“ und „Enterprise“ bietet Microsoft eine ganze Reihe unterschiedlicher Lizenzpakete, die wiederum mit weiteren Microsoft Online-Diensten (Exchange Online, OneDrive for Business, Visio Pro, etc.) kombiniert werden können. Danach geht es darum, sicherzustellen, dass der Übergang aus der bisherigen Offline-Welt in die zukünftige Online-Welt reibungslos funktioniert. Dies gilt insbesondere für die Zugriffsrechte und den Speicherort der mit Office 365 bearbeiteten Dokumente.

Als Microsoft Partner unterstützt ITSM den Kunden bei der Auswahl des geeigneten Plans und bei der Umstellung und Einrichtung der gewählten Lösung. Als Microsoft Cloud Solution Provider (CSP) ist ITSM darüber hinaus in der Lage, die erforderlichen Lizenzen zu verkaufen bzw. zu vermieten. Dabei entscheidet der Kunde, ob die Lizenzen auf jährlicher oder monatlicher Basis abgerechnet werden sollen.

Backup der Daten: Einmal Microsoft und zurück

Zum Abschluss noch ein wichtiger Tipp zum Thema Disaster Recovery. Wie bereits erwähnt lagern die in Microsoft Office 365 erstellten und bearbeiteten Daten verteilt in Europa in mehreren Rechenzentren von Microsoft (Finnland, Irland, Niederlande und Österreich). Dieses Verfahren bietet zwar eine gewisse Absicherung vor Datenverlust, eine klassische Datensicherung mit der Option der Wiederherstellung ist derzeit allerdings nicht möglich. Versehentlich gelöschte Objekte lassen sich aus dem Papierkorb wiederherstellen. Wird der Papierkorb geleert, kann dieser allerdings nur eine begrenzte Zeit wiederhergestellt werden – anschließend sind auch die dort enthaltenen Dokumente ein für alle Mal verloren.

ITSM bietet deshalb auf Basis der Backup-Software des Herstellerpartners Veeam die Möglichkeit an, Office 365-Daten des Kunden zu sichern. Die Datensicherung erfolgt von der Microsoft Cloud direkt in die ITSM Cloud, in ein Hochsicherheitsrechenzentrum in Düsseldorf. Zusätzlich werden die Daten von dort aus, wöchentlich auf physischen Medien, an einen weiteren Standort sicher ausgelagert. Monitoring-Systeme von ITSM überwachen dabei täglich die erfolgreiche Ausführung der Backup-Jobs.

Weitere Informationen zum Einsatz von Microsoft Office 365 stehen auf der ITSM-Webseite zur Verfügung. Weitere Informationen zu ITSM sind außerdem im Lösungskatalog verfügbar.