Zum 1. Januar 2025 verpflichtet der Staat Unternehmen, elektronische Rechnungen anzunehmen. Für die Politik klar geregelt – bei Unternehmen häufig mit vielen Fragezeichen besetzt. Fünf Fehlannahmen, die Betroffene jetzt aus dem Weg räumen sollten.
Fehlannahme 1: „Mich betrifft die E-Rechnung nicht.“
Nach wie vor schieben viele Betriebe das Thema E-Rechnung auf. Häufig unter der Annahme, dass sie nicht von der Regelung betroffen sind. Oft kommen von Inhabern kleiner Unternehmen oder Freiberuflern Sätze wie: „Das betrifft doch nur die großen Firmen oder bestimmte Branchen. Aber ich arbeite ja nur mit Privatkunden zusammen“.
Doch ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Betriebe E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ob GmbH, Kleingewerbe oder Einzelunternehmer – jeder muss die neuen Vorschriften, die das Empfangen von Rechnungen betreffen, beachten.
Fehlannahme 2: „Die Übergangsfristen geben mir mehr Zeit.“
Manche Betriebe gehen davon aus, dass das Gesetz Übergangsfristen vorsieht. Daher sehen sie keine Dringlichkeit in der Thematik und vertagen Prozessänderungen. Viele Unternehmer denken, sie haben noch genügend Zeit, um sich mit der E-Rechnung zu beschäftigen.
Im Gesetz klar geregelt: Es gibt keine Übergangsfrist für die Annahme elektronischer Rechnungen. Wer im Januar 2025 B2B-Geschäfte ausführt, muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die Uhr tickt und der Zeitraum für die Vorbereitung schrumpft. Handeln Unternehmen nicht rechtzeitig, können sie ab 1. Januar 2025 Rechnungen womöglich nicht mehr korrekt empfangen und verarbeiten.
Fehlannahme 3: „Ein revisionssicheres Archiv brauche ich erst später.“
Ein weiteres Missverständnis betrifft die Aufbewahrung von E-Rechnungen. Viele Unternehmer glauben, sie können die Umstellung auf ein revisionssicheres Archiv aufschieben. Oft heißt es: „Das kann ich später immer noch machen, wenn die E-Rechnung erst einmal eingeführt ist.“ Manche meinen auch, ein einfacher Ordner auf dem Computer oder das E-Mail-Postfach reicht als Archiv für E-Rechnungen aus.
Dem ist jedoch nicht so. Die Speicherung der elektronischen Rechnungen muss nicht nur sicher, sondern auch nachvollziehbar und unveränderlich erfolgen. Das bedeutet, ein revisionssicheres Archivsystem stellt sicher, dass alle Dokumente den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Unternehmen müssen für elektronische Rechnungen auf ein GoBD-konformes System umsteigen. Dieses ermöglicht eine ordnungsgemäße Aufbewahrung.
Fehlannahme 4: „Ein PDF ist eine E-Rechnung.“
Viele Unternehmen nehmen an, dass sie bereits mit E-Rechnungen arbeiten. Dabei meinen sie Rechnungen, welche sie als PDF-Dateien versenden oder empfangen. Dies beruht darauf, dass einige Unternehmen bereits die digitale Rechnungserstellung und -verarbeitung implementierten.
Auch wenn ein PDF auf den ersten Blick wie eine elektronische Rechnung wirkt, handelt es sich nicht zwingend um eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Bei der ZUGFeRD-Rechnung verbirgt sich hinter dem sichtbaren PDF-Beleg eine XML-Datei. In dieser sind alle rechnungsrelevanten Informationen hinterlegt. Ein Hinweis für solch einen Datensatz ist das PDF/A-Format. Ob es sich tatsächlich um eine E-Rechnung handelt, können Unternehmen nur mit einem Programm kontrollieren, welches die XML-Datei maschinell ausliest.
Fehlannahme 5: „Mein Steuerberater kümmert sich darum.“
Viele Unternehmer glauben, dass sie sich nicht weiter um das Thema E-Rechnung kümmern müssen. Sie sind der Annahme, dass sich ihr Steuerberater der Angelegenheit annimmt.
Diese Gedankengänge führen dazu, dass Unternehmer die eigene Verantwortung aus den Augen verlieren. Sie sollten mit ihrem Steuerberater aktiv darüber sprechen, wie sich die zukünftige digitale Zusammenarbeit und der Austausch von Belegen zwischen Unternehmen und Kanzlei reibungslos gestaltet. Auch wenn der Steuerberater eine wichtige Rolle spielt, liegt die Verantwortung beim Unternehmer.
Fazit: Nicht mehr warten – jetzt aktiv werden!
Die E-Rechnung betrifft alle Unternehmen, unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße. Es gibt keine Ausnahmen und keine Übergangsfristen. Wer sich für auf den 1. Januar 2025 nicht vorbereitet, stößt auf erhebliche Schwierigkeiten. Deshalb müssen sich Betriebe spätestens jetzt mit der neuen gesetzlichen Regelung auseinandersetzen. Der erste Schritt besteht darin, die Buchhaltung auf digitale Beine zu stellen. Gleichzeitig gilt es, eine geeignete Software zu finden, mit der Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten. Je früher sich Betriebe um die Thematik kümmern, desto reibungsloser läuft der Übergang in den neuen Abrechnungsprozess.
*) Autor des Beitrags: Christoph Buluschek, Leiter Account-Management & E-Business bei Agenda
Agenda stellt Interessierten ein kostenloses Whitepaper zur E-Rechnung zur Verfügung.
Weitere Informationen zu Agenda stehen im Lösungskatalog zur Verfügung.