Gut geführte, vollständige und aktuelle Personalakten sind das Rückgrat einer effektiven Personalverwaltung, erklärt die Firma absence.io in ihrem Blog. Darüber hinaus sind sie eine wirksame Rechtsschutzversicherung für jedes Unternehmen. Für alle diejenigen, die eine Antwort auf die Frage behötigen, welche Unterlagen in einer Personalakte abgelegt werden müssen, bietet der Anbieter einer cloudbasierten HR-Lösung ab sofort die Checkliste „Das gehört in die Personalakte“ zum Download an.
absence.io erklärt weiter im Blogbeitrag: In der Personalakte werden verschiedenste Unterlagen und Informationen aufbewahrt, die das gesamte Beschäftigungsverhältnis eines Mitarbeiters dokumentieren: vom Bewerbungsschreiben über den Arbeitsvertrag bis hin zum Exit-Gespräch. Diese Informationen sind streng vertraulich und dürfen nur für ganz bestimmte Personen wie etwa den Personalmanager zugänglich sein.
Außerdem müssen beim Anlegen und Aufbewahren bestimmte gesetzliche Vorgaben erfüllt werden – sonst drohen Geldstrafen oder Haftungskosten. Welche gesetzlichen Vorschriften konkret gelten, unterscheidet sich von Land zu Land verschieden. Weltweit tätige Unternehmen müssen unter Umständen unterschiedlichste Vorgaben beachten.
Die Checkliste „Das gehört in eine Personalakte“ kann auf der absence.io Webseite heruntergeladen werden.
Weitere Informationen zu absence.io sind im Lösungskatalog verfügbar.