Der Jahreswechsel ist traditionell die Gelegenheit, gute Vorsätze für die nächsten zwölf Monate zu formulieren. Während es im privaten Umfeld in der Regel eher um Themen wie „Abnehmen“, „Sport“ oder „Rauchen aufhören“ geht, bietet der Jahreswechsel im geschäftlichen Umfeld eine gute Gelegenheit, bisherige Verfahren und Abläufe auf deren Effizienz und Zielorientierung zu überprüfen und gegebenenfalls zu optimieren. Dies gilt natürlich auch für den Bereich Projekt-Controlling.
Manuelle Prozesse, fehlende Schnittstellen: Optimierungspotential besteht
Dass es in diesem Bereich in vielen Unternehmen Optimierungsbedarf gibt, unterstreicht nicht zuletzt die im letzten Jahr durchgeführte Trendstudie Projekt-Controlling 2016. Die Umfrage unter Fach- und Führungskräften in Dienstleistungsunternehmen im deutschsprachigen Raum führte u.a. zu den folgenden Ergebnissen:
- Bei 62 Prozent der Befragungsteilnehmer erfolgt die Übernahme der für ein Projekt erfassten Projektzeiten in das Abrechnungssystem manuell.
- Jedes fünfte Unternehmen rechnet seine Projektzeiten immer noch „manuell“, also mit Einsatz von Standard-Office-Programmen (Excel, Word, etc.) ab.
- Bei 58 Prozent der befragten Unternehmen erfolgt die Übernahme der Rechnungen und Reise-kostenabrechnungen in die Buchhaltung auch heute noch manuell in Form von Ausdrucken, Kopien von Belegen, etc.
- Bei 49 Prozent der Unternehmen ist es allerdings in der Vergangenheit vorgekommen, dass Projektzeiten nicht erfasst wurden, bei 35 Prozent der Unternehmen kam es vor, dass die Projekt¬zeiten zwar erfasst, aber nicht abgerechnet wurden.
Die Projekt-Controlling-Vorsätze für das Jahr 2017: Manuelle Prozesse und Fehlerquellen minimieren
Oliver Lieven, Geschäftsführer der Firma provantis IT Solutions, Hersteller der Zeiterfassungssoftware ZEP – Zeiterfassung für Projekte, gibt auf der Grundlage der Umfrageergebnisse Unternehmen die folgenden guten Projekt-Controlling-Vorsätze für das Jahr 2017 mit auf den Weg: „Die manuelle Übernahme von Projektzeiten ist fehlerträchtig und kostet Zeit. Unternehmen, die dies tun, riskieren genau die Fehler, die auch in der Umfrage zugegeben wurden: Projektzeiten werden nicht erfasst oder nicht abgerechnet. Mit entsprechenden Softwarelösungen wie ZEP sind sie in der Lage, genau dieses Risiko zu minimieren, indem sie die manuellen Tätigkeiten möglichst geringhalten.“
provantis-Geschäftsführer Thilo Jahke ergänzt: „Das selbe Risiko besteht bei der manuellen Übernahme der Rechnungen und Reisekostenabrechnungen in die Buchhaltung. Laut Umfrage ist dies ja immerhin noch bei fast 60 Prozent der Unternehmen der Fall. Auch hier entstehen zusätzlicher Aufwand und Fehlerquellen, die eigentlich nicht notwendig wären. Die Möglichkeit, die Daten für die Buchhaltung direkt aus dem Zeiterfassungssystem zu übernehmen, ist eine viel effizientere und Fehler minimierende Methode.“
Gefahr: Vorsätze werden nicht eingehalten
In einer Studie mit 3.000 Teilnehmern in England gaben 88 Prozent der Befragten an, dass sie ihre guten Vorsätze zum Jahresbeginn nicht einhalten. Diese Gefahr besteht natürlich auch beim Projekt-Controlling. Wichtige Voraussetzung für eine Prozessoptimierung in diesem Bereich durch den Einsatz einer Softwarelösung ist die Akzeptanz beim Anwender. Oliver Lieven bestätigt: „Alle guten Vorsätze in Unternehmen, das Projekt-Controlling mit Hilfe einer Softwarelösung zu optimieren, sind zum Scheitern verurteilt, wenn die Akzeptanz beim Anwender nicht besteht und er die Anwendung nicht nutzt. Die Benutzerfreundlichkeit ist deshalb ein Schlüssel zum Erfolg. Erst wenn es dem Anwender möglich ist, seine Projektzeiten und Reisekosten einfach und schnell über eine intuitive Oberfläche einzugeben, wird er dies auch tun und erst wenn er dies tut, stehen dem Management die Daten zur Verfügung, die es für ein professionelles Projekt-Controlling und eine korrekte Abrechnung benötigt.“
Die Ergebnisse der Trendstudie Projekt-Controlling 2016 stehen auf der ZEP-Webseite zur Verfügung, einen Überblick über die Funktionen von ZEP – Zeiterfassung für Projekte – finden Sie unter www.zep.de/warum_zep.html.
Weitere Informationen zu ZEP stehen im Lösungskatalog zur Verfügung.