IYOPRO erhält den Process Solution Award 2017 für innovative Prozessmanagementlösung im Bereich Human Workflow

Die Verlage Rowohlt und S.Fischer bekommen den Process Solution Award 2017 für ihr gemeinsames Projekt: Digitalisierung der „lieferbaren Backlist“ bei den Verlagen Rowohlt und S.Fischer. Die Grundlage dafür bietet die Geschäftsprozesslösung IYOPRO der Firma intellivate aus Hamburg.

Die Optimierung betriebsinterner Prozesse gehört schon seit längerem zur zukunftsorientierten Ausrichtung der Verlagstöchter Rowohlt und S.Fischer, der Holzbrinck Publishing Group. Doch beide Unternehmen sind aktuell ganz neue Wege gegangen.

Standardprozesse werden schon seit geraumer Zeit nicht mehr nach Abteilungen und Funktionen zerrissen sondern als ganzheitlicher Managementansatz als Objekte gehandhabt und optimiert. So lassen sich Abhängigkeiten und Schwächen im Prozess leichter erkennen und beheben. Schwierigkeiten bereiten aber nach wie vor Geschäftsprozesse jenseits der Hauptausrichtung und so ist es wenig verwunderlich, dass der Schwerpunkt der Prozessausrichtung beim Novitätengeschäft liegt.

Doch im Rahmen der regelmäßigen und ständigen Verbesserung definierte das Management die vollständige Digitalisierung der Backlist zum kurzfristigen Ziel, denn hier schlummern ungenutzte Umsatz- und Reputationspotentiale für die Verlage. Rund 2000 Titel pro Verlag, aus der guten alten Zeit, in der Buchdruck noch ausschließlich auf Papier stattfand, haben es bis heute noch nicht auf die Tablets und E-Bookreader der Belletristik Fans geschafft.

Der Prozess der nachträglichen Digitalisierung ist komplex. Daten liegen in Formaten vor, die aufwendig konvertiert werden müssen, Publikationsrechte müssen geprüft und aktualisiert werden. Buchcover müssen neu gestaltet werden, da die meisten eBook-Reader nur monochrom darstellen. Der Prozess genoss verständlicherweise keine Priorität, da das Tagesgeschäft bereits die vorhandenen Kapazitäten in den modernen Organisationsstrukturen der Verlage vollständig belegt und Fachabteilungen mit den Neuerscheinungen ausgelastet sind.

Im Rahmen eines Projektes „Digitalisierung der Backlist“ gestalteten die beiden Verlage nun einen Prozess, der in beiden Unternehmen gleichermaßen zur Anwendung kommen konnte. Das sollte nicht nur Ressourcen schonen, sondern auch eventuelle Kosten möglichst gering halten. Gemeinsam mit dem Hamburger Softwareunternehmen intellivate GmbH wurde auf Basis der Geschäftsprozesslösung IYOPRO ein Prozess entwickelt, validiert und mit einem digitalen Workflow unterlegt.

Die notwendigen Schritte zu Initialisierung, Prüfung bis hin zur Produktion wurden in dem Workflow mit intelligenten Formularen versehen. Ein Push-Service benachrichtigt die beteiligten Personen mit übersichtlichen Aufgaben und Hintergrundinformationen zum jeweils zu bearbeitenden Titel. Der Organisationsaufwand, sowie die Beschaffung der notwendigen Hintergrundinformationen, als auch der Schulungsaufwand sind durch diesen Ansatz extrem niedrig und die Verantwortlichen haben jederzeit einen Überblick in welchem Status sich die einzelnen Titel befinden. Rund 130 Beteiligte in dem Prozess müssen nicht mehr auf eine gemeinsamen Excel Datei zugreifen, die vorher als Organisationsinstrument diente.

Durch methodisches Prozessmanagement, Gestaltung harmonisierter Prozesse und Einsatz einer klugen Softwareunterstützung ist es gelungen, von der Problemdefinition bis zum fertigen Workflow in nur einem Monat, in beiden Verlagen die Grundvoraussetzung für eine schnelle Abarbeitung der Backlist zu gewährleisten. Diese Leistung befand die GfO – Gesellschaft für Organisation e.V. – als „innovativste und mustergültigste“ im Themenbereich „Human Workflow“ und zeichnete die Verlage Rowohlt und S.Fischer sowie die intellivate GmbH hierfür mit dem 1. Platz im Prozess Solution Award 2017 aus.

Weitere Informationen zu intellivate und IYOPRO sind im Lösungskatalog verfügbar.

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