hmd.workflow schafft Ordnung bei Mandanten

Zeit ist Geld. Ganz besonders dann, wenn Sachbearbeiter Zeit für Dinge aufwenden, die eigentlich völlig unnötig sind. Für die Strukturierung der Unterlagen von Mandanten, die oft unsortiert in der Kanzlei eingehen, trifft das auf jeden Fall zu. Die Lösung heißt hmd.workflow und schafft Ordnung bei Mandanten.

Alle finanzbezogenen Tätigkeiten von Mandanten basieren auf Belegen, Rechnungen, Auswer-tungen und Listen. Die meisten anderen Unternehmensprozesse basieren auf Korrespondenz, Dokumentationen, Arbeitsanweisungen, Notizen und vielem mehr. Wie behält man da noch den Überblick? Jetzt ist Workflow-Management gefragt!

Belege und Dokumente digitalisieren – so kommt Ordnung ins Belegchaos.

Wenn man bedenkt, dass in jedem Dokumentenstapel wichtige, steuerlich relevante und vor allem schnell zu bearbeitende Vorgänge schlummern, kann man als Unternehmer durchaus nervös werden. Wie viel produktive Zeit geht beim Öffnen, Zuordnen, Sortieren, Bearbeiten, Umsortieren und Ablegen dieser Papiere verloren? Wie viele Dokumente gehen im Laufe der Zeit auf diese Weise verloren? Welche Tätigkeiten könnten längst erledigt und ggf. berechnet sein, wenn die Unterlagen dazu nicht noch beim Kollegen auf dem Schreibtisch lägen? Wo und wie findet man Dokumente wieder, wenn sie später gebraucht werden?

Diese Fragestellungen sind für Unternehmen essentiell. Die Lösung der Fragen schafft deut-lich spürbare Organisations- und Effizienzvorteile, oft wird schon lange nach entsprechenden Lösungen gesucht.

Für Steuerkanzleien bedeutet das vor allem eines: Ordnung. Belege und wichtige Dokumente kommen geordnet und strukturiert in digitaler Form über Schnittstellen in die Kanzlei. Sie müs-sen nur noch importiert und die fehlenden Buchungsinformationen ergänzt werden.

Die Antwort heißt hmd.workflow.

Mit hmd.workflow hat die hmd-software ag eine Lösung geschaffen, die zwei Fliegen mit einer Klappe schlägt: sie revolutioniert die Organisation und das Dokumentenmanagement bei kleinen und mittelständischen Mandanten, und ermöglicht gleichzeitig enorme Zeiteinsparungen in der Kanzlei. Grundlage dafür ist die Digitalisierung aller eingehenden Dokumente beim Man-danten. „Keine Angst: das ist nicht annähernd so kompliziert, wie es sich anhört.“, meint hmd-Vorstand Christian Heidler. „Wer einen Brief öffnet muss sich einfach nur angewöhnen, ihn sofort zu scannen. E-Mails liegen eh schon in digitaler Form vor, für Faxe kann mit Hilfe einer kostengünstigen technischen Lösung das gleiche gelten.“ Gescannte Belege sowie eingegan-gene E-Mails und Faxe werden per Drag & Drop in hmd.workflow übernommen. Fertig. Da-nach greift die Software ein und unterstützt Ihre Abläufe bis ins letzte Detail.
Die Vorteile für Mandanten.

Mit hmd.workflow erhalten Mandanten schnell und einfach mehr Übersicht über ihren Finanz-status, die Liquidität und den OPOS-Bereich. Selbst die Zahlung von Rechnungen kann direkt aus hmd.workflow durchgeführt werden, so dass man sich sogar den Übertrag ins Onlineban-king-Programm spart. Alle Abläufe werden so mit Hilfe der Software komplett optimiert.

Zusätzlich bietet hmd.workflow Unternehmern ein komplettes Dokumentenmanagementsys-tem, das heute in den meisten Fällen fehlt. Damit schafft hmd nicht nur das Problem der Ar-chivierung aus der Welt, wobei bei Erfüllung der Anforderungen der GOBD sogar komplett auf ein Papierarchiv verzichtet werden kann. hmd.workflow ermöglicht durch Funktionen wie die Volltextsuche auch das Finden jedes einzelnen Briefs oder Belegs, der jemals in diesem Sys-tem gespeichert wurde, in Sekundenschnelle.

Das echte „Schmankerl“ ist jedoch die Digitalisierung der Arbeitsprozesse. Dadurch sparen sich Sachbearbeiter viel Zeit für sinnlose Administrationstätigkeiten. hmd.workflow zeigt je-dem Mitarbeiter an, was heute zu tun ist, und bietet auch gleich die notwendigen Informationen dazu. Ein spürbarer Effizienzgewinn.

Der Nutzen für die Kanzlei liegt auf der Hand.

Statt Belege zu sortieren, manuell zu buchen und bei Rückfragen lange beim Mandanten nach-zufragen, erhalten Sachbearbeiter nun alle Informationen fein säuberlich verpackt im Dateifor-mat zugeschickt. Sie importieren die Daten über eine Standardschnittstelle in die Kanzleisoft-ware – ganz egal mit welcher Software gearbeitet wird – und komplettieren nur die Informatio-nen, die noch fehlen. Das könnten z.B. einige Angaben zur Verbuchung der Belege sein, wie z.B. das richtige Gegenkonto oder der Steuerschlüssel.

Außerdem schaffen Steuerberater auf diese Weise einen weiteren wichtigen Schritt in Sachen Mandantenbindung. Je nahtloser das Zusammenspiel zwischen Kanzlei und Mandant funktio-niert, desto weniger Reibungspunkte gibt es in der Geschäftsbeziehung. Damit wird auch die Wahrscheinlichkeit eines Wechsels des Mandanten immer geringer. Und die Effizienzvorteile, die Mandanten durch den Einsatz von hmd.workflow generieren, gehen ganz eindeutig auf das „Beratungskonto“ der Kanzlei.

Weitere Informationen zu hmd-software stehen im Lösungskatalog zur Verfügung.

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