Die wichtigsten Vorteile einer Zeiterfassungslösung aus der Cloud

„Cloud Computing-Nutzung in Deutschland boomt“ – unter diesem Titel veröffentlichte der Branchenverband Bitkom bereits im Frühjahr 2017 die Ergebnisse einer Umfrage zur Cloud-Nutzung in deutschen Unternehmen. Ergebnis: 65 Prozent der befragten Unternehmen verwenden Software, Speicher oder Rechenleistung aus der Wolke. 57 Prozent der befragten Geschäftsführer und IT-Verantwortlichen halten ihre Unternehmensdaten in der Public Cloud für „sehr sicher“ oder „eher sicher“. Wenn sie also bisher noch nicht zu den Cloud Computing-Nutzern gehören, sollten sich IT-Verantwortliche in Unternehmen schleunigst die Frage stellen, ob sie nicht auch den „Gang in die Wolke“ wagen und weshalb sie dies tun sollten. Dies gilt insbesondere für den Einsatz von Softwarelösungen für die Zeiterfassung.

Cloud Computing – was ist das?

Die Frage, was sich hinter dem Schlagwort „Cloud Computing“ verbirgt, ist verhältnismäßig schnell beantwortet. Die Vielfalt an Lösungen, die heute in diesem Betriebsmodell angeboten werden, ist in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Und so wird es heute wohl kaum jemanden mehr geben, der moderne IT-Lösungen im privaten und/oder beruflichen Alltag einsetzt, der noch nicht mit der Cloud in Berührung gekommen ist. Denn wenn Sie heute die weit verbreiteten E-Mail-Programme der großen Telekomanbieter und Internet-Provider (Telekom, Vodafone, Freenet, GMX, web.de, etc.) oder von Software-Giganten wie Google (GoogleMail) verwenden, bewegen Sie sich in der Cloud. Dasselbe gilt für die immer beliebteren Online-Speicher wie Dropbox, Apple iCloud oder Microsoft OneDrive.
Bei allen diesen Angeboten speichern Sie Ihre Daten (E-Mails, Kontakte, Termine) und Dokumente nämlich nicht lokal auf Ihrem Computer, Tablet oder Mobiltelefon, sondern in der IT-Infrastruktur des Cloud Service Providers. Dieser kümmert sich darum, dass Sie jederzeit und überall über einen Browser Zugriff auf die Anwendung und die damit bearbeiteten Daten und Dokumente haben. Er kümmert sich auch darum, dass immer genügend Speicher, Rechnerleistung und Bandbreite verfügbar sind, unabhängig, ob nur Sie, hunderte, tausende oder sogar Millionen Nutzer zeitgleich auf die Software zugreifen. Nur um eine Zahl zu nennen: GoogleMail nutzten bereits im Februar 2016 monatlich mehr als eine Milliarde Nutzer!

Cloud Computing im Unternehmensumfeld – Datenschutz und Datensicherheit

Eine besondere Herausforderung für Anbieter von Cloud Computing-Lösungen stellen neben den eben skizzierten technischen Herausforderungen für den Aufbau und Betrieb der entsprechenden Cloud-Infrastruktur der Schutz und die Sicherheit der ihnen anvertrauten Nutzerdaten dar. Sie haben sicher bereits davon gelesen, dass es Hackern immer wieder gelang, sich Zutritt auf die IT-Systeme selbst bekannter Cloud Service Provider zu verschaffen und sich dabei vertrauliche Daten wie z.B. kompromittierende Fotos und Videos von Schauspielerinnen zu beschaffen. Für die Betroffenen mag dies zuallererst einmal peinlich und ein Verletzen der Privatsphäre bedeuten. Im professionellen Umfeld kann so ein Datenleck schwerwiegende Folgen für das betroffene Unternehmen haben – und das „Aus“ für den Provider des Cloud Service bedeuten, denn niemand wird diesem Provider zukünftig mehr seine Daten anvertrauen.

Aus diesem Grund richten die Anbieter von Cloud Computing-Lösungen für Unternehmen ihr Hauptaugenmerk auch darauf, alles für den Schutz und die Sicherheit der mit ihrer Lösung verarbeiteten Kundendaten zu tun. Sie setzen auf neueste Sicherheitstechnologie, Verschlüsselung sowohl bei der Übermittlung der Daten, als auch deren Speicherung auf ihren Systemen und kümmern sich um eine lückenlose Auditierung und Zertifizierung ihrer Systeme durch externe Sicherheitsexperten.

Zeiterfassung-as-a-Service: Gründe für den Einsatz einer Zeiterfassungssoftware aus der Cloud

Und deshalb sind es mittlerweile häufig gerade Datenschutz und Datensicherheit, die FÜR den Einsatz einer Softwarelösung im allgemeinen, und einer Zeiterfassungslösung im speziellen sprechen (vgl. Bitkom-Studie vom Anfang des Beitrags). Denn gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen wird der Aufwand, den sie für Datenschutz und Datensicherheit betreiben, deutlich niedriger sein, als bei einem professionellen Cloud Computing-Anbieter. Wie bereits angesprochen riskiert dieser nämlich sein Business, wenn er es mit Datenschutz und Datensicherheit nicht genau nimmt. In vielen Anwenderunternehmen fehlen dagegen häufig das Verständnis, das Knowhow und die Mittel.

Ein weiterer Vorteil von Zeiterfassung-as-a-Service ist der ebenfalls bereits angesprochene zeit- und ortsunabhängige Zugriff auf die Anwendung. Dies gilt insbesondere für Unternehmen in projektintensiven Branchen wie der Unternehmensberatung oder der IT-Branche. In diesen Branchen sind die Mitarbeiter größtenteils vor Ort beim Kunden tätig. Eine Cloud-Zeiterfassung ermöglich es ihnen, ihre Projektzeiten auf Reisen oder vor Ort zu erfassen und damit eine präzise und zeitnahe Erfassung zu gewährleisten.

Darüber hinaus ist die Softwarebranche kontinuierlichen Änderungen unterworfen. Dies gilt insbesondere für Bereiche wie die Zeiterfassung, bei der u.a. auch gesetzliche Vorschriften (Arbeitszeitgesetz, Mindestlohngesetz, Reisekostengesetz etc.) berücksichtigt werden müssen. Ändern sich diese Vorschriften, muss auch die Software entsprechend angepasst werden. Im Cloud Computing-Modell können diese Änderungen verhältnismäßig zügig zentral umgesetzt und „auf Knopfdruck“ allen Anwendern zur Verfügung gestellt werden, ohne dass diese sich selbst um ein Update kümmern müssen.

Dasselbe gilt für Änderungs- und Verbesserungsvorschläge. Der Vorschlag eines Cloud Computing-Anwenders kommt so unter Umständen allen Anwendern dieser Lösung zu Gute. Die Anwender arbeiten also aktiv an der praxisbezogenen Weiterentwicklung der Anwendung mit.

ZEP – Weil Zeit Geld ist

Bei der Entwicklung von ZEP wurde alles darangesetzt, dass die Vorteile des Cloud Computing-Modells im Sinne des Anwenders voll zum Tragen kommen. So erfolgt der Betrieb der Cloud-Lösung „Made in Germany“ in Hochsicherheitsrechenzentren in Deutschland und garantiert damit ein Höchstmaß an Datensicherheit und Datenschutz in Übereinstimmung mit den strengen in Deutschland geltenden Datenschutzvorschriften.

Als webbasierte Lösung bietet ZEP darüber hinaus den orts- und zeitunabhängigen Einsatz der Anwendung über jedes internetfähige Endgerät (Computer, Tablet, Smartphone) und unterstützt damit speziell Unternehmen in projektintensiven Branchen.

Alle ZEP-Anwender werden in die Weiterentwicklung der Lösung aktiv eingebunden. Sobald das ZEP-Team einen Verbesserungsvorschlag oder den Wunsch nach einer neuen Funktion erhält, überprüft es, ob und inwieweit dieser Vorschlag oder Wunsch nur für den spezifischen Kunden oder vielleicht sogar für alle ZEP-Kunden relevant ist. In letzterem Fall wird die Funktion dann im Rahmen eines der nächsten Software-Releases für alle Anwender zur Verfügung gestellt. So wurden beispielsweise in die im Oktober 2017 vorgestellte Version 5.6 von ZEP 100 kleinere und größere Erweiterungen in das neue Release integriert, bei denen der erste Impuls häufig von Kundenseite kam.

Fazit: Falls Sie derzeit noch nicht zu den vom Bitkom recherchierten zwei von drei Unternehmen gehören, die Cloud Computing-Lösungen einsetzen, sollten Sie sich – zumindest im Bereich Zeiterfassung – baldmöglichst mit dem Thema Cloud Computing auseinandersetzen.

Weitere Gründe für den Einsatz von ZEP – neben den Vorteilen eines Betriebs im Cloud Computing-Modell – finden Sie auf der ZEP-Webseite. Weitere Informationen zu ZEP sind darüber hinaus im Lösungskatalog verfügbar.

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