Cloud-Plattform softwaredemo.de gibt fünf Urlaubstipps für Vertriebsleiter

„Wo ist das aktuelle Angebot unseres größten Kunden?“ Vertriebsteams atmen über das Ende der Sommerferien auf, kehren doch die Kollegen wieder aus dem Urlaub zurück. Vorbei die Suche nach Rechnungen, Angebotsvorlagen oder Gesprächsnotizen. Eine gute Gelegenheit, das Verhalten der eigenen Mitarbeiter während der Ferienzeit zu analysieren, um Informationsengpässen, Vertretungsregelungen oder langem Suchen vorzubeugen. Die fünf Tipps der Cloud-Plattform www.softwaredemo.de für Vertriebsleiter machen schnelles Reagieren möglich,so dass Urlaubsvertretungen durch vorsorgliches Verhalten nicht in Panik verfallen, eigenständige Entscheidungen treffen und auch in brenzligen Situationen professionell reagieren können.

Ob in der Urlaubszeit, bei Krankheit oder längerer Abwesenheit: Klar definierte Prozesse verhindern ein Stillstehen laufender Projekte. Werden Vertriebsvertretungen vor Antritt der Urlaubszeit geregelt, können unzufriedene Kunden, die ohne etwaige Regelungen umsonst auf Antworten warten, vermieden werden.

Fünf Tipps, wie Vertriebsleiter Abwesenheitszeiten meistern

  1. Abwesenheitsnotizen einrichten
    Die zuständigen Kollegen befinden sich im wohlverdienten Urlaub. Doch dringliche Kundenanliegen können nicht warten. Bitten Sie Ihre Mitarbeiter um das Einrichten von Abwesenheitsnotizen mit der Angabe einer möglichen Kontaktperson. So gehen Sie doppelt auf Nummer sicher: Kunden warten nicht vergeblich auf Antwort, für dringliche Fragen laufen keine Kundenanliegen auf.
  2. Zuständigkeiten abklären
    Ihr wichtigster Kunde braucht dringend ein Angebot, das normalerweise der sich im Urlaub befindende Mitarbeiter erstellt? Wer ist in solchen Momenten zuständig, damit diese Fragen nicht unbeantwortet liegen bleiben? Definieren Sie noch vor der Urlaubszeit Ihrer Mitarbeiter, wer welche Aufgaben übernimmt und in welchen Schritten diese zu erledigen sind. Legen Sie weiterhin fest, wer bei Abwesenheit Entscheidungsbefugnis besitzt.
  3. Alltägliche Unterlagen zugänglich machen
    Sie suchen das Angebot, das ihr Mitarbeiter noch letzte Woche erstellt hat und können nicht auf seinen Rechner zugreifen? Gesprächsnotizen oder Rechnungen werden oft auf dem Desktop abgespeichert, ohne vorher in das für alle zugängliche System eingepflegt zu sein. Vertriebsunterlagen sollten auf einem zentralen Platz abgelegt werden, sodass auch bei Abwesenheit jederzeit Zugriff besteht.
  4. Bei Auftragsrückgang agieren statt abwarten
    Die Aufträge bleiben aus oder gehen zurück – setzten Sie auf Weiterbildung und sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter in ihrem Aufgabengebiet besser werden. Finden Sie Schwächen heraus und feilen Sie an den Stärken. Nicht vorhandenes Wissen kann zu Kompetenzlücken führen, die Ihr Unternehmen mit geeigneten Weiterbildungen schließen kann.
  5. Unzufriedene Kunden trotz Urlaubsvorsorge?
    Kunden machen ihrem Ärger Luft und beschweren sich? Freuen Sie sich darüber! Finden Sie genau heraus, was schief gelaufen ist. Arbeiten Sie die Fehler auf und nutzen Sie den Ärger für Verbesserungen im Vertrieb.

„Es kann jeden Tag passieren, dass Mitarbeiter plötzlich krank werden, auf Geschäftsreise gehen, ausscheiden oder schlicht Urlaub nehmen,“ meint Stefan Hörz, Geschäftsführer des Portals softwaredemo.de. „In solchen Momenten der eingeschränkten Erreichbarkeit ist es gerade für die vertretenden Mitarbeiter enorm wichtig, ihre Entscheidungsbefugnis zu kennen sowie Aufgaben und Kunden des abwesenden Kollegen eigenverantwortlich übernehmen zu können. Kleine Regelungen und effiziente Vertriebstools kommen dem ganzen Unternehmen zugute.“, so Hörz weiter.

Weitere Informationen zu SoftwareDEMO stehen im Lösungskatalog zur Verfügung.

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