BSCW-Forum 2015: 20 Jahre „Basic Support for Cooperative Work“

Vor 20 Jahren wurde das BSCW Shared Workspace System für effiziente Online-Teamarbeit erstmals der Öffentlichkeit vorgestellt. Aus diesem Anlass luden das Fraunhofer-Institut für Angewandte Informationstechnik FIT und die Firma OrbiTeam Software GmbH & Co. KG Kunden, Partner und Interessenten zum BSCW-Forum 2015 nach Schloss Birlinghoven bei Sankt Augustin. Knapp 70 Teilnehmer folgten der Einladung und blickten gemeinsam mit den Gastgebern zurück auf 20 Jahre BSCW und Groupware, informierten sich über die wichtigsten Neuerungen der neu veröffentlichten Version 5.1 von BSCW und wagten einen Ausblick auf die zukünftige Version 6.0. Darüber hinaus berichteten Anwendervertreter über die unterschiedlichsten Einsatzbereiche von BSCW in der Praxis. Die Pausen wurden dann intensiv zum „Fachsimpeln“, Networking sowie Informations- und Erfahrungsaustausch genutzt.

In seinem Einführungsvortrag ließ Prof. Wolfgang Prinz vom Fraunhofer-Institut für Angewandte Informationstechnik FIT 20 Jahre BSCW und Groupware Revue passieren. Ausgangspunkt für die Entwicklung der Lösung war das Forschungsgebiet Computer Supported Cooperative Work (CSCW) am seit 2001 in das Fraunhofer-Institut integrierten GMD-Forschungszentrum Informationstechnik. Im Rahmen dieser Forschungsarbeiten entstand die Anforderung nach einer Groupware-Lösung mit flexibler Gruppeneinteilung und selbst organisierter Verwaltung ohne administrativem Overhead sowie der Unterstützung für unterschiedliche Medientypen (Text, Grafik, etc.). Interessanterweise, so Prof. Prinz in seinem Rückblick, seien diese Anforderungen aus dem Jahr 1994 fast identisch zu den heutigen Anforderungen an moderne Collaboration und Social Networking-Lösungen gewesen.

Fazit von Prof. Prinz: Die Entwicklung von BSCW spiegelt nicht nur die Groupware-Geschichte der letzten 20 Jahre wieder, sondern hat sie in Teilen auch geprägt. Auf Seiten des Fraunhofer-Instituts ist man stolz darauf, als „Geburtshelfer“ für die erste vollständig web-basierte Groupware weltweit dabei gewesen zu sein, deren Weiterentwicklung aktiv begleitet zu haben und freut sich, auch zukünftig auf Forschungsseite aktiv zur Weiterentwicklung beizutragen.

BSCW 5.1: Werkzeugkasten grundlegender Funktionen für die effiziente Teamarbeit

Einen Überblick über die aktuelle Version BSCW 5.1 lieferte dann OrbiTeam-Geschäftsführer Thomas Koch. Auch mit der neuen Version, so Koch, bleibe man der Grundidee treu, „unabhängig vom Anwendungsbereich einen Werkzeugkasten grundlegender Funktionen für die effiziente Teamarbeit“ zu bieten.

Die neue Version von BSCW bietet eine Vielzahl von Neuerungen, im Rahmen der Präsentation stellte Thomas Koch fünf Bereiche detaillierter vor.

  • Benutzerdefinierte Metadaten zur anwendungsorientierten Auszeichnung von Dokumenten (und anderen Objekten)
  • Überarbeitete Suchfunktion im Spannungsverhältnis einer vereinfachten Suche bei gleichzeitig gestiegenen Anforderungen an die Suche
  • Dokumentenfreigabe zur Qualitätskontrolle von Dokumenten über einen standardisierten Kontrollprozess
  • Microblogging-Funktion zur einfacheren kontextbezogenen Kommunikation und Interaktion innerhalb der Plattform
  • Dokumentenvorschau und Inhaltsansicht als Alternative zur traditionellen Listenansicht

Die neue Version BSCW 5.1 wurde inzwischen am 1. Juni offiziell freigegeben.

BSCW als Technologieplattform für unterschiedlichste Anwendungsbereiche in der Praxis

Nach der Vorstellung der neuen BSCW-Version beschäftigte sich Dr. Leif Oppermann vom Fraunhofer-Institut FIT mit den Möglichkeiten, BSCW nicht nur als Groupware-Komplettlösung einzusetzen, sondern als Plattform für die Entwicklung neuer Anwendungen und die vertikale Integration in neue Anwendungsbereiche. Teilweise würden dabei das Aussehen von BSCW komplett geändert und neue Funktionen ergänzt, die bekannten Funktionen blieben aber erhalten. Wie dies in der Praxis konkret aussieht, erläuterte Dr. Oppermann an drei Beispielen.

  • SurgeryNet, Web 2.0-Plattform für die chirurgische Community
  • GRANATUM, Social Collaboration-Plattform für Experten in der Krebsforschung
  • EnArgus, zentrales Informationssystem zum Thema Energieforschungsförderung

Die technischen Erweiterungen und Erfahrungen aus diesen und ähnlichen Projekten, so Dr. Oppermann im Fazit zu seinem Vortrag, fließen dann teilweise natürlich wieder in die Weiterentwicklung zukünftiger BSCW-Versionen ein.

BSCW in der Praxis Anwender berichten über ihre Erfahrungen

Nach der Mittagspause berichteten vier BSCW-Anwender über ihre teils langjährigen Erfahrungen mit BSCW. Jörn Kupke von der Generalstaatsanwaltschaft des Landes Brandenburg berichtete über den Einsatz von BSCW zur Dokumentation von Jahrestagungen.

Klaas-Pieter Vlieg von der Firma Eurescom aus Heidelberg nutzt BSCW bereits seit 1997 als Bestandteil der selbst als EuresTools vermarkteten Projektmanagementtools bei Forschungsprojekten im ICT-Sektor.

Ines Schmidt von der Bundesanstalt für IT-Dienstleistungen erläuterte den Einsatz von BSCW als Collaboration- und Dokumentenmanagement-Plattform in der Bundesverwaltung. Dort arbeiten derzeit mehr als 16.000 Benutzer mit dem System.

Zum Abschluss der Anwenderberichte stellte Dietmar Rescheleit von der Sacura GmbH die e.tract Plattform vor – eine gemeinsame Entwicklung seines Unternehmens mit OrbiTeam. e.tract ist eine auf BSCW basierende Online-Plattform für die sichere Zusammenarbeit aller an der Entwicklung eines neuen Medikaments beteiligten Projektpartner. Er erläuterte, wie Dank e.tract die umfangreiche – oftmals noch papierbasierte – Dokumentation klinischer Studien durch eine moderne und sichere elektronische Plattform mit Freigabeprozessen, digitaler Dokument-Signatur und Änderungshistorie unterstützt werden kann.

Hands-on BSCW: Tipps zur praktischen Arbeit mit BSCW

Nach diesem „Ausflug“ in die vielfältigen Welten der BSCW-Nutzung in der Praxis erhielten die Teilnehmer des BSCW-Forums dann die Gelegenheit, sich im Rahmen vier paralleler Hands-on-Sessions konkrete Tipps und Ratschläge für die tägliche Arbeit mit BSCW zu holen. Die Themenbereiche lauteten „Tipps & Tricks zur Arbeit mit BSCW“, „Organisation von Arbeitsbereichen“, „Kommunikation und Abstimmung im Team“ sowie „Tipps & Tricks zur Administration von BSCW-Servern“. Die Mitarbeiter von OrbiTeam hatten zu diesen Themen vier kurze Demo-Präsentationen vorbereitet und standen den Teilnehmern der einzelnen Sessions für Fragen zur Verfügung.

Blick in die Kristallkugel: BSCW 6.0

Zum Abschluss der Veranstaltung wagte dann OrbiTeam-Geschäftsführerin Elke Hinrichs einen „Blick in die Kristallkugel“ und stellte erste Details der neuen Version 6.0 von BSCW vor. Der Schwerpunkt der neuen Version liegt laut Hinrichs auf einer neuen Benutzeroberfläche und weniger auf neuen Funktionalitäten. Es sei der Wunsch vieler Anwender, die Handhabung zu vereinfachen. Die Arbeit am bereits oben erwähnten Projekt EnArgus habe dann letztendlich zur Entscheidung für ein umfassendes Redesign der Lösung geführt. Die Schlüsselelemente der neuen Oberfläche sind eine einfachere Handhabung, eine verbesserte Interaktion, das Hervorheben von Kernfunktionalitäten, überschaubare hierarchische Strukturen und ein modernes, einladendes Design. Anhand einiger Designskizzen und ersten Bildschirm-Konzepte gewährte Frau Hinrichs dann einen Einblick in Design und Funktionalität des nächsten „Major Releases“, mit dem innerhalb der nächsten 18 bis 24 Monate zu rechnen ist.
Im Rahmen des abschließenden Get-Together beim Kölsch nutzten die Teilnehmer dann noch die Gelegenheit, sich über das Gehörte auszutauschen und einzelne Punkte weiter zu vertiefen.
Fazit: Mit dem BSCW-Forum 2015 gelang es den Veranstaltern, die Brücke zu schlagen von 20 Jahren BSCW und Groupware über den aktuellen Status der Produktentwicklung und die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten in der Praxis bis zu einem Ausblick in die Zukunft. Das Feedback der Teilnehmer fiel sehr positiv aus und es wurde die Hoffnung geäußert, dass bis zur nächsten Veranstaltung dieser Art keine 20 Jahre vergehen werden.

BSCW-Forum 2015 Rückblick auf YouTube

Weitere Informationen zu OrbiTeam und BSCW stehen im Lösungskatalog zur Verfügung.

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